FAQ’s

Ein Wartekreis ist eine virtuelle Warteschlange, die in Ihrem Betrieb physisch entstehen würde. Wie z.B. in einer Behörde: Bürgeramt, Standesamt, Ordnungsamt und z.B. in einem Krankenhaus: Anmeldung, Blutentnahme, Voruntersuchung, Sprechstunde Radiologie etc.

Ein Mitarbeiter ist die zeitliche Ressource und Verfügbarkeit, die ausschlaggebend für die Ticket- und Terminvergabe ist. Die Arbeitszeiten, der von Ihnen angelegten Mitarbeiter sind die Grundlage für die Berechnung von verfügbaren Slots innerhalb eines Wartekreises.

Der Operator ist der Zugang in Ihrem System, der Ihnen ermöglicht das gesamte System zu bedienen. Mit diesem Zugang können Sie aufrufen, buchen, weiterleiten, stornieren, verschieben etc. Achtung: Der Operator ist nicht relevant für die Verfügbarkeit von Terminen. Ein Mitarbeiter ist kein Operator. Bsp.: Sie haben 3 Friseure in Ihrem Salon, jedoch nur einen Operator, da Sie ein Arbeitsplatz haben, mit dem Sie aufrufen.

Das Display ist ein TV-Monitor in Ihren Wartebereichen, auf dem Ihre Wartesituation für Ihre Kunden dargestellt wird.

Die Druckstation ist ein Selbstbedienungsschalter für Ihre Kunden, bei dem sie sich Tickets und Termine selbständig buchen können. Dort können auch die Wartekreise, sowie die entsprechenden Dienstleistungen angeboten werden, wobei Ihr Kunde sich diese aussuchen kann und dann sein Aufrufticket an dem Druckterminal bekommt.

Bei einem Schalter handelt es sich um den Raum / Schalter / Empfang, in dem die Dienstleistung erbracht werden soll z.B. Die Ticketnummer A1, soll sich in den Raum 6 begeben.

Sofort-Tickets sind herkömmliche Wartemarken, wie man sie von früher an der Fleisch- oder Fischtheke kennt. Sie ziehen eine Nummer, warten und werden am selben Tag noch aufgerufen.

Wie es das Wort schon sagt, sind Termin-Tickets, Termine, die in der Zukunft gebucht werden können.

Hiermit ist gemeint, dass Sie alle angelegten Komponenten, wie Display, Druckstation, Operator, Wartekreise etc. in eine Ordnung gebracht werden müssen. Die oberste Hierarchie ist das Profil, darunter fallend haben Sie alle Wartekreise und dann die entsprechenden Komponenten, die dann wiederum auch auf mehreren Wartekreisen verknüpft werden können.

Ja. Sie haben die Möglichkeit einem Profil beliebig viele neue Geschäftsstellen hinzu zu buchen. Diese Geschäftsstellen sind dann unterschiedliche Profile, die Sie mit Ihrem Zugang administrieren können. Jedes Profil hat seine eigene Konfiguration und somit auch eigene Kontaktdaten, Öffnungszeiten etc.

Nein, sie können diesen Mitarbeiter aus dem Wartekreis entfernen und sobald er wieder da ist wieder hinzufügen. Dafür gehen Sie in der Konfiguration in die Arbeitszeiten und überarbeiten die Arbeitszeiten des Mitarbeiters und hinterlegen, dass er von Tag X bis Tag Y nicht arbeitet. Dies ist jedoch nur dann erforderlich, wenn Sie jeden Mitarbeiter im timeacle System eingetragen haben.

Diese Einstellung können Sie in dem timeacle System als Administrator unter den Einstellungen -> Erweiterte Einstellungen vornehmen oder Sie setzen die Öffnungszeiten Ihres Profils auf geschlossen (Profil – Öffnungszeiten bearbeiten)

Haben Sie mehr als ein Standort? Dann brauchen Sie mehr als ein Profil. Sie haben nämlich unterschiedliche Adressen, unterschiedliche Öffnungszeiten, unterschiedliche Kontaktdaten etc. Dementsprechend sind es mehrere unterschiedliche Accounts, die unterschiedliche Informationen darstellen.

Ja, dazu müssten Sie die im System unter “externe Verlinkung” das iframe oder die HTML Verlinkung in Ihren Websitelink einbauen.

Wenn die Arbeitszeiten so eingerichtet werden, dass der Mitarbeiter die Dienstleistung erbringen kann und die Wartekreise nach den Mitarbeitern benannt wurden, kann der Kunde entsprechend der hinterlegten Arbeitszeiten des Mitarbeiters, Tickets oder Termine buchen.

Ja, Sie können auch mehr als einen Mitarbeiter auf einem Wartekreis arbeiten lassen. Sie können nur nicht einen Mitarbeiter auf mehr als einem Wartekreis zur selben Zeit arbeiten lassen.

Ja, Sie können so viele Dienstleistungen wie Sie benötigen, einem oder auch unterschiedlichen Wartekreisen hinzufügen.

Ja, da wir ein Termin und Aufrufsystem anbieten, können Sie auch nur Termine anbieten: Dazu gehen Sie in die Einstellungen und unter Erweiterte Einstellungen, können Sie “Termin-Ticket aktivieren” anklicken und “Sofort-Ticket aktivieren” deaktivieren.

Die Operator-Lizenzen sind davon abhängig, ob Sie die Zugänge nach Arbeitsplätzen oder Mitarbeiter vergeben wollen. Wenn Ihre Mitarbeiter zum Beispiel nicht immer am selben Arbeitsplatz sitzen, ergibt es Sinn, dass jeder Arbeitsplatz einen Zugang hat, damit jeder, der sich an diesen Arbeitsplatz setzt entsprechend auch mit dem timeacle System arbeiten kann. Sofern Ihre Mitarbeiter immer am selben Arbeitsplatz sitzen, können die Zugänge auch mitarbeiterbezogen vergeben werden.

Der Mitarbeiter, ist derjenige, der bei Ihnen die Dienstleistungen, die Ihr Kunde gebucht hat, erbringt. Seine Arbeitszeiten sind ausschlaggebend für die Vergabe von Tickets in einem Wartekreis. Dieser arbeitet nicht mit dem timeacle System. Der Operator ist der Zugang, um das System verwalten zu können. Hiermit können Sie Tickets einsehen, aufrufen, weiterleiten, stornieren etc. Beispiel: Ein Friseur hat mehrere Mitarbeiter, benötigt aber nur einen Operator, da nur ein Arbeitsplatz zurzeit aufgerufen wird.

Ja, sobald man in dem timeacle System die Arbeitszeiten für den Service Mitarbeiter einpflegt, kann man dort in der ersten Auswahloption den Wartekreis auswählen und dann die Arbeitszeiten eingeben. Man kann so viele Operatoren anlegen wie man in seinem Unternehmen benötigt. Sobald man diese angelegt hat, kann man diese einfach in dem timeacle System über “Verknüpfen und Aktivieren” dem gewünschten Wartekreis hinzufügen.

Nein, dadurch, dass Sie die Möglichkeit haben einen Operator-Zugang auf mehrere Wartekreise hinzuzufügen, müssen Sie keine Lizenz für einen Operator in Abhängigkeit der Anzahl der zu verknüpfenden Wartekreise buchen.

Ja, man kann dieselben Operator zu unterschiedlichen Wartekreisen hinzufügen. Dazu müssen die bereits angelegten Operator für die entsprechenden Wartekreise über das timeacle System und “Verknüpfung & Aktivieren” hinzugefügt werden.

Die Abteilung dient zur Gruppierung der Wartekreise z.B. Wartekreise: Schneiden, Färben, Tönen, Augenbrauen, dann wäre eine mögliche Abteilung Frauen Haare.

Sequenzen sind dafür da eine bestimmte Weiterleitungsreihenfolge zu definieren, die Ihnen bei der Buchung angezeigt wird, um ein Weiterleitungsprozess zu einem Ticket vorab auswählen zu können.

Ja, der Operator kann sowohl Tickets als auch Termine per E-Mail an seine Kunden verschicken, dazu ist nur die E-Mail-Adresse des Kunden nötig. Klicken Sie z.B. in der Listenansicht des Operators in die Zeile des Tickets. Es öffnet sich ein kleines, schwarzes Fenster. Dort finden Sie als Icon einen Briefumschlag. Wenn Sie diesen Anklicken öffnet sich die Option das Ticket per Mail zu verschicken.

Ja, der Operator kann in seiner Listen- oder Kalenderansicht sowohl Termine als auch Tickets buchen. Hierfür aktivieren Sie die Buchung für die Operator im Bereich Aufrufsystem – Einstellungen – erweiterte Einstellungen. Unter Operator aktivieren Sie das Angebot von Sofort- und Termin-Tickets. Diese werden dann in Form eines Buttons im Operator angezeigt.

Ja. Der Operator hat in der Listen – und Kalenderansicht die Möglichkeit sich alle Wartekreise anzeigen zu lassen. Oben rechts steht der aktuell ausgewählte Wartekreis. Klicken Sie darauf. Als letzte Option gibt es „alle anzeigen“.

Ja, der Operator hat eine Kalenderansicht, in dem alle Termine und Tickets bildlich dargestellt sind, statt in einer Tabelle (Listenansicht).

Je nach der Anzahl an Operator variiert auch die Anzahl der Kalender, die Ihnen zur Verfügung stehen wird. Sollte es 5 Operatoren geben, dann hat jeder dieser Operatoren auch einen Kalender. Ins gesamt würden dann 5 Kalender vorhanden sein.

Ja, man kann den timeacle Kalender in den Outlook Kalender per Schnittstelle verbinden. Die Integration des Outlook Kalenders in den timeacle Kalender ist jedoch nicht möglich. In der Kalenderansicht des Operators haben Sie unten rechts ein Kalender Icon. Wenn Sie darauf klicken, wird der Kalender-Link in die Zwischenablage kopiert, sodass Sie diesen in Ihrem eigenen Kalender einbauen können.

Nein, jeder Zugang ist User- oder Arbeitsplatzbezogen, jeder der mit dem System arbeiten soll z.B. als Operator bekommt einen eigenen Zugang. Sollten sich zuerst Operator 1 mit seinem Zugang einloggen und dann Operator 2 mit dem Zugang von Operator 1, loggt sich das System selbständig bei Operator 1 aus.

Nein, Sie können statt auf nächste Nummer auch einen Direktaufruf tätigen. Gehen Sie dafür in die Kalender- oder Listenansicht und klicken Sie auf das jeweilige Ticket. Das erste Icon mit dem Pfeil nach rechts steht für Direktaufruf.

Ja, leiten Sie die Tickets an den ursprünglichen Wartekreis weiter, um diese entsprechend wieder auf die Warteliste zu setzen.

Sofern der Kunde das Ticket digitalisiert hat oder online gebucht hat, informiert das System jeden darauffolgenden Kunden über die Verzögerung in Echtzeit, sodass Sie keine Kunden informieren müssten. Der Operator, kann aber auch über der Listen- Kalenderansicht, eine E-Mail an die Kunden schreiben.

Der Kunde kann sein Ticket proaktiv in der timeacle App stornieren und ebenfalls in der Bestätigungsmail, die Ihr Kunde nach der Buchung eines Termins / Tickets in seinem E-Mail-Postfach bekommt.

Ja, der Kunde wird in jeder Termin- oder Ticketbestätigung über die Stornierungsoption informiert. Über einen Klick auf den entsprechenden Link wird das Ticket bzw. der Termin entsprechend storniert.

Nein, die Bewertungsfunktion in der Bestätigungsmail ist in jeder Mail vorhanden und das für jeden Endnutzer.

Nein, das timeacle Logo kann nicht gegen das Geschäftslogo ausgetauscht werden.

Nein, sowohl bereits aufgerufene Termine als auch Tickets können vom Operator in einen anderen Wartekreis weitergeleitet werden. Dieser Termin oder das Ticket erscheint dann in dem entsprechenden Wartekreis, wo dieser dann auch aufgerufen werden kann.

Ja, das geht, unter der Voraussetzung das die Mitarbeiter als Wartekreise angelegt werden, da das einer der Bereiche ist, welche Ihre Kunden sich bei der Buchung eines Termins oder Tickets aussuchen können. Ein anderer Bereich den Ihr Kunde auswählen kann, ist die Dienstleistung, sowie einen Termin, falls gewünscht.

Der Administrator gibt die Bearbeitungsdauer einer jeden Dienstleitung in dem timeacle System selbständig an.

Die timeacle Server sind in Frankfurt am Main (Deutschland).

Unterstützte Betriebssysteme

Windows ab Version 7
Linux (Ubuntu, Debian, …)
OS X

Unterstützte Browser

Internet Explorer ab Version 9
Firefox ab Version 4
Google Chrome (bzw. Chromium)
Safari
aktiviertes JavaScript
Cookies müssen akzeptiert werden

Hardwarevoraussetzungen

CPU 700 MHz
512 MB RAM
4 GB HDD
Ausgabegerät (Monitor)
Eingabegerät (Tastatur/Maus)
Netzwerkanschluss (LAN/WLAN) mit Internetzugang (mind. 384 kbit/s) mindestens jedoch die Anforderungen des jeweiligen Betriebssystems

Netzwerkkonfiguration

timeacle.com (85.184.250.18) sowie dessen Subdomains (Wildcard) müssen auf Port 443 (verschlüsselt/HTTPS) erreichbar sein.