timeacle - le système intelligent de gestion des files dattente ! Nous avons la solution ! • Faq

Logiciels

Général :

01 Qu'est-ce qu'une file d'attente ?

Une file d'attente est une file d'attente virtuelle qui se formerait physiquement dans votre entreprise. Comme par exemple dans une administration : mairie, bureau de l'État civil, préfecture ou à l'hôpital : enregistrement, prise de sang, préexamen, consultation, radio, etc.

02 Qu'est-ce qu'un employé ?

Un employé est la ressource en temps et la disponibilité qui est essentielle à l'attribution des tickets et des rendez-vous. Les temps de travail des employés, que vous avez amenagés, servent de base au calcul des créneaux disponibles dans une file d'attente.

03 Qu'est-ce qu'un opérateur ?

L'opérateur est le point d'accès à votre système, il vous permet de faire fonctionner l'ensemble du système. Grâce à cet accès, vous pouvez appeler, réserver, transférer, annuler, reporter etc. Attention : l'opérateur n'est pas compétent pour la disponibilité des rendez-vous. Un employé n'est pas un opérateur. Par ex. : vous avez 3 coiffeurs dans votre salon, mais un seul opérateur puisque vous n'avez qu'un lieu de travail pour appeler.

04 Qu'est-ce qu'un écran ?

L'écran est un moniteur TV dans vos zones d'attente, sur lequel vos clients peuvent voir votre situation d'attente.

05 Qu'est-ce qu'une station d'impression ?

La station d’impression est un guichet libre-service où les clients peuvent réserver eux-mêmes des tickets et des rendez-vous. Vous pouvez aussi y proposer les files d'attente et les services correspondants, le client peut ainsi les sélectionner puis obtenir son ticket d'appel au terminal d'impression.

06 Qu'est-ce qu'un guichet ?

Le guichet est la salle / le comptoir / la réception où le service doit être fourni, par exemple, « le ticket numéro A1, doit se rendre en salle 6 ».

07 Qu'est-ce qu'un ticket immédiat ?

Les tickets immédiats sont des tickets d'attente traditionnaux comme on en voyait chez le boucher ou le poissonnier. Vous prenez un numéro, vous attendez et vous serez appelé dans la journée.

08 Qu'est-ce qu'un ticket de rendez-vous ?

Comme leur nom l'indique, les tickets de rendez-vous sont des rendez-vous qui pourront être pris plus tard.

09 Qu'entendez-vous par « hiérarchie » ?

Cela signifie que vous devez ajuster tous les composants, tels que l'écran, la station d’impression, l'opérateur, les files d'attente, etc. Le profil est en haut de la hiérarchie, en dessous vous avez toutes les files d'attente et ensuite les composants correspondants, qui à leur tour peuvent également être liés sur plusieurs files d'attente.

Administration :

10 Puis-je avoir un seul accès administrateur pour différents lieux ?

Oui. Vous avez la possibilité d'ajouter autant de nouveaux bureaux que vous le souhaitez à un profil. Ces bureaux sont alors des profils différents que vous pouvez gérer via votre accès. Chaque profil possède sa propre configuration ainsi que ses propres données de contact, horaires d'ouverture etc.

11 Si l'employé qui fournit le service tombe malade, dois-je le supprimer pour les jours où il est en congé maladie ?

Non, vous pouvez retirer cet employé de la file d’attente et le rajouter dès son retour. Pour cela, rendez-vous dans la configuration des horaires de travail et modifiez les heures de travail de l'employé, et précisez qu'il ne travaille pas du X au X. Toutefois, cela n'est nécessaire que si vous avez entré chaque employé dans le système timeacle.

12 C'est un jour férié et les magasins sont fermés. Comment les réservations de rendez-vous / tickets peuvent être suspendues sur le site Internet ?

En tant qu'administrateur, vous pouvez effectuer ce réglage sur le système timeacle sous Paramètres -> Paramétrages avancés. Ou vous pouvez régler les heures d'ouverture de votre profil sur “fermé” (Profil – Modifier les heures d'ouverture).

Profil :

13 De combien de profils ai-je besoin ?

Vous avez plus d'un lieu de travail ? Si oui, vous avez besoin de plusieurs profils. En effet, vous avez différentes adresses, différentes heures d'ouverture, différentes données de contact etc. Par conséquent, il existe plusieurs comptes différents qui représentent des informations différentes.

14 Puis-je intégrer le profil de timeacle sur mon site Internet ?

Oui, pour cela, vous devez ajouter l'iframe ou le lien HTML au lien de votre site web dans le système sous "lien externe".

15 Comment mon client sait-il quels jours l'employé souhaité est disponible pour fournir le service ?

Si les horaires de travail sont aménagés de manière à ce que l'employé puisse fournir le service et que les files d'attente portent le nom des employés, le client peut réserver des tickets ou des rendez-vous en fonction des horaires de travail enregistrés de l'employé.

File d'attente :

16 Puis-je avoir plusieurs employés travaillant sur la même file d'attente ?

Oui, vous pouvez avoir plus d'un employé travaillant dans une file d'attente. Mais vous ne pouvez pas avoir un employé qui travaille dans plusieurs files d'attente en même temps.

17 Puis-je attribuer plusieurs services à une seule file d'attente ?

Oui, vous pouvez ajouter autant de prestations de service que nécessaire à une ou même à différentes files d'attente.

18 Puis-je proposer uniquement des rendez-vous ?

Oui, puisque nous proposons un système de gestion des files d’attente et des rendez-vous, vous pouvez ne proposer que les rendez-vous : pour cela, allez dans les paramètres et sous Paramétrages avancés, vous pouvez activer “Activer les ticket de rendez-vous” et désactiver “Activer les tickets immédiat”.

Opérateur :

19 De combien de licences opérateur ai-je besoin ?

Les licences d'opérateur dépendent du fait que vous voulez attribuer les accès en fonction des postes de travail ou des employés. Si vos employés ne travaillent pas toujours aux mêmes postes par exemple, il est logique que chaque poste de travail ait un accès afin que tous ceux qui y travaillent puissent travailler avec le système timeacle. Si vos employés travaillent toujours au même poste, les accès peuvent être liés aux employés.

20 Quelle est la différence entre un employé et un opérateur ?

L'employé est celui qui fournit les services réservés par le client. Ses heures de travail sont déterminantes pour l'attribution des tickets dans une file d'attente. Il ne travaille pas avec le Système timeacle. L'opérateur est l'accès pour pouvoir utiliser le système. Grâce à lui, vous pouvez consulter, appeler, transférer, annuler etc. des tickets. Par exemple : un coiffeur a plusieurs employés, mais il n'a besoin que d'un opérateur puisqu'un seul poste de travail est appelé.

21 Peut-on ajouter plusieurs employés et opérateurs de service à une file d'attente ?

Oui, dès que vous entrez les heures de travail de l'employé de service dans le système timeacle, vous pouvez sélectionner la file d'attente dans la première option de sélection et ensuite entrer les heures de travail. Vous pouvez avoir autant d'opérateurs que nécessaire pour votre entreprise. Une fois que vous les avez créés, vous pouvez simplement les ajouter à la file d'attente souhaitée dans le système timeacle via "Lier et activer".

22 Mon employé a-t-il besoin de plusieurs accès opérateur lorsqu'il veut voir plusieurs files d'attente ?

Non, étant donné que vous avez la possibilité d'ajouter un accès opérateur à plusieurs files d'attente, vous n'avez pas à réserver une licence pour un opérateur en fonction du nombre de files d'attente à relier.

23 Peut-on ajouter les mêmes opérateurs à différentes files d'attente ?

Oui, vous pouvez ajouter le même opérateur à différentes files d'attente. Pour ce faire, les opérateurs déjà créés pour les files d'attente correspondantes doivent être ajoutés via le système timacle et « Lier & activer".

24 À quoi sert le service ?

Le service sert à grouper les files d’attente, par exemple files d'attente : coupe, couleur, rinçage, sourcils ; ici, un département possible serait Cheveux femmes.

25 Qu'est-ce qu'une séquence ?

Les séquences sont utilisées pour définir un certain ordre d'acheminement, qui vous est affiché lors de la réservation, afin de pouvoir sélectionner à l'avance un processus d'acheminement vers un ticket.

26 Puis-je envoyer des tickets ou des rendez-vous par mail ?

Oui, l'opérateur peut aussi bien envoyer des tickets que des rendez-vous aux clients par e-mail, pour cela, seule l'adresse e-mail du client est nécessaire. Par exemple, cliquez sur la ligne du ticket dans liste de l'opérateur. Une petite fenêtre noire s'ouvre. Vous y trouverez une enveloppe comme icône. Lorsque vous cliquez dessus, l'option d'envoi du ticket par mail apparaît.

27 Peut-on donner des tickets ou des rendez-vous par l'intermédiaire des employés ?

Oui, l'opérateur peut aussi bien réserver des rendez-vous que des tickets dans sa vue liste ou calendrier. Pour cela, activez la réservation pour l'opérateur dans le système de gestion des files d’attente – Paramètres – Paramétrages avancés. Sous Opérateur, activez l'offre tickets de rendez-vous et tickets immédiats. Ceux-ci apparaîtront ensuite sous forme de bouton dans l'opérateur.

28 En tant qu'opérateur, peut-on consulter toutes les files d'attente en même temps ?

Oui. L'opérateur a la possibilité d'afficher toutes les files d'attente dans la vue liste ou calendrier. Dans le coin supérieur droit apparaît la file d'attente actuellement sélectionnée. Cliquez dessus. En dernière option se trouve « tout afficher ».

29 Ai-je une fonction calendrier ?

Oui, l'opérateur dispose d'une vue calendrier dans laquelle tous les rendez-vous et les tickets sont affichés sous forme d'images au lieu d'un tableau (vue liste).

30 Combien de calendriers sont à ma disposition ?

Le nombre de calendriers mis à votre disposition variera en fonction du nombre d'opérateurs. Si il y a 5 opérateurs, chacun d'entre eux dispose d'un calendrier. Il y aura donc 5 calendriers au total.

31 Puis-je connecter mon calendrier Outlook à mon calendrier timeacle ?

Oui, vous pouvez connecter le calendrier timeacle au calendrier Outlook. Cependant, il n'est pas possible d'intégrer un calendrier Outlook dans le calendrier timeacle. Dans la vue calendrier de l'opérateur, il y a une icône calendrier en bas à droite. Lorsque vous cliquez dessus, le lien du calendrier se copie dans le presse-papier pour que vous puissiez l'ajouter à votre propre calendrier.

32 Plusieurs employés peuvent-ils se connecter avec un accès ?

Non, chaque accès est lié à un utilisateur ou à un poste, toute personne qui travaille avec le système, par exemple en tant qu'opérateur, obtient son propre accès. Si l'opérateur 1 se connecte d'abord avec son accès et que l'opérateur 2 se connecte ensuite avec l'accès de l'opérateur 1, le système déconnecte automatiquement l'opérateur 1.

33 Dois-je appeler les clients pour leurs rendez-vous / tickets dans l'ordre que me donne le système ?

Non, vous pouvez également passer un appel direct au lieu de cliquer sur le numéro suivant. Pour ce faire, allez dans la vue calendrier ou liste et cliquez sur le ticket correspondant. La première icône avec la flèche pointant vers la droite représente l'appel direct.

34 Si l'opérateur a appelé plusieurs tickets par erreur, cela peut-il être corrigé ?

Oui, redirigez les tickets vers la file d'attente initiale pour qu'ils soient remis sur la liste d'attente.

Configuration de la réservation :

35 Si le rendez-vous d'un client se prolonge de 30 à 60 minutes, puis-je contacter les clients suivants pour les informer du retard ?

Puisque le client a numérisé ou acheté son ticket en ligne, le système informe chaque client de tout retard en temps réel, ainsi vous n'avez aucun client à prévenir. L'opérateur peut également écrire un mail aux clients sur la vue liste ou calendrier.

36 Le temps d’attente du client est trop long, peut-il annuler son ticket s'il le souhaite ?

Le client peut annuler son ticket via l'application timeacle et aussi via le mail de confirmation qu'il reçoit après avoir réservé un rendez-vous/ticket.

37 Un client peut-il annuler un rendez-vous ou un ticket ?

Oui, dans chaque confirmation de rendez-vous ou de ticket, le client est informé de la possibilité d'annulation. Le ticket ou le rendez-vous peut être annulé en un clic sur le lien correspondant.

38 Est-il possible de supprimer la fonction de notation dans l'e-mail de confirmation ?

Non, la fonction de notation est présente dans chaque mail de confirmation et pour chaque utilisateur.

39 Est-il possible de supprimer le logo timeacle de l'e-mail de confirmation et d'ajouter son propre logo ?

Non, le logo timeacle ne peut pas être remplacé par le logo de l'entreprise.

40 Si mon client prend un rendez-vous puis doit se rendre sur une autre file d’attente, doit-il ensuite prendre un autre ticket ?

Non, les rendez-vous comme les tickets déjà appelés peuvent être transmis à une autre file d’attente par l'opérateur. Ce rendez-vous ou ce ticket apparaît ensuite dans la file d’attente correspondante où il peut également être appelé.

41 Mes clients peuvent-ils choisir l'employé qu'ils veulent lorsqu'ils réservent une prestation de service ?

Oui, c'est possible, à condition que les employés soient créés comme des files d'attente, car c'est l'un des paramètres que vos clients peuvent choisir lorsqu'ils prennent un rendez-vous ou réservent un ticket. Votre client peut également choisir le service, ainsi qu'un rendez-vous, s'il le souhaite.

42 Comment le système sait-il combien de temps dure une prestation ?

L'administrateur spécifie indépendamment la durée de chaque prestation dans le système timeacle.

Serveurs

43 Où se trouvent les serveurs timeacle ?

Les serveurs timeacle sont à Francfort-sur-le-Main (Allemagne)

44 Quelles sont les exigences générales du système timeacle ?

Systèmes d'exploitation supportés

Windows à partir de la Version 7
inux (Ubuntu, Debian,...)
OS X

Navigateurs supportés

Internet Explorer à partir de la Version 9
Firefox à partir de la Version 4
Google Chrome (ou Chromium)
Safari
JavaScript activé
Les cookies doivent être acceptés

Conditions matérielles

CPU 700 Mhz
512 MB RAM
4 GB HDD
Périphérique (moniteur)
Périphériques de saisie (clavier/souris)
Connexion réseau (réseau local/WIFI) avec un accès Internet (min. 384 kbit/s) au moins les exigences du système d'exploitation respectif

Configuration réseau

timeacle.com (85.184.250.18) et ses sous-domaines (Wildcard) doivent être accessibles sur le port 443 (crypté/HTTPS).

Contrat & facture

01 Comment est-ce que je reçois ma facture ?

Vous recevrez votre facture par mail à l'adresse électronique renseignée.

02 À qui puis-je m'adresser si j'ai des questions ou si je veux modifier ma facture ?

Veuillez envoyer un mail à invoice@timeacle.com. Nos collègues s'occuperont alors de vos préoccupations le plus rapidement possible.

03 Puis-je recevoir une facture mensuelle ?

Oui, si vous payez par prélèvement automatique ou par carte de crédit.

04 Puis-je également recevoir ma facture par courrier postal ?

Non, ce n’est pas prévu

Autres

Général :

01 Le système timeacle fournit-il des interfaces ?

Oui, le système timeacle propose différentes interfaces. Pour en savoir plus, contactez notre SAV. Nous vous conseillerons avec plaisir.

02 Où puis-je voir qui utilise déjà timeacle ?

Dans la zone des tickets de timeacle, vous pouvez voir tous les profils timeacle qui utilisent déjà le système timeacle en ligne. Remarque : de nombreux clients ne proposent pas notre système comme solution en ligne. Si vous ne trouvez pas de client dans votre secteur d'activité, veuillez nous contacter.

03 Puis-je relier un système de point de vente existant avec le système de gestion des files d'attente et des rendez-vous timeacle ?

Tout type de logiciel, qu'il s'agisse de systèmes de point de vente ou de contrôle d'accès, doit être contrôlé pour vérifier sa compatibilité avec le système timeacle, ainsi qu'avec le matériel que nous proposons.

Pour ce faire, nous avons besoin d'une description du logiciel qui doit être connecté au système timeacle, ce n'est qu'alors que nous pourrons vérifier la compatibilité.

04 Que se passe-t-il s'il y a de fausses réservations ou des erreurs de réservation ?

S'il s'agit d'une réservation de ce type, vous pouvez annuler ce ticket ou ce rendez-vous ou ne pas l'appeler.

05 Quelles données mon client doit-il renseigner pour réserver ?

Le système timeacle dispose d'une sélection de champs de données qui peuvent être demandées. Toutefois, il est facultatif de demander ou de communiquer ces données. Ainsi, si vous ne souhaitez pas demander de données, votre client n'aura qu'à saisir son adresse mail pour pouvoir réserver un ticket ou un rendez-vous. Configurez votre phase de données sous Système de gestion des files d'attente – Paramètres – Paramètres de réservation.

06 timeacle dispose-t-il d'une option de vérification lors de la réservation ?

Oui, le système timeacle propose la vérification. Les rendez-vous ne sont pas pris, mais réservés. Une fois que le client a vérifié son identité, il peut prendre son rendez-vous.

Les tickets immédiats ne sont pas réservés, mais après vérification de l'identité du client, celui-ci est automatiquement redirigé vers la page de réservation de tickets immédiats pour réserver le prochain ticket possible.

07 Mes clients doivent-ils s'enregistrer sur timeacle pour réserver ?

Non, ils ne sont pas obligé. Vos clients peuvent réserver en tant qu'invité ou utilisateur enregistré. Dans le cas d'une réservation en tant qu'invité, les données de votre client seront automatiquement supprimées de notre base de données à 00h00 le jour du rendez-vous ou de la visite.

08 Puis-je faire en sorte que l'attribution des tickets commence à un autre numéro que 1 ?

Non, ce n'est pas possible. L'attribution des tickets commence automatiquement à 1.

09 Quand l'attribution des numéros est-elle réinitialisée ?

Tous les soirs à minuit.

10 Puis-je exporter des statistiques ?

Oui, vous pouvez exporter des statistiques dans n'importe quel format de fichier. Si vous vous connectez en tant qu'administrateur, un cercle gris avec vos initiales apparaît dans le coin supérieur droit. C'est là que vous trouverez le point Statistique.

11 Quel navigateur est recommandé ?

Nous conseillons d'utiliser Mozilla Firefox comme station d’impression.